工作场所技术:发现隐藏优势的 6 个策略

工作场所技术改变了 IT 总监增强员工生产力和联系的方式。在当前不断变化的环境中,从视频会议解决方案到协作软件的新技术使向远程和混合工作安排的快速转变得以实现。实际上,据 Gartner 预测,到 2022 年底,远程工作的知识工作者会占到一半的比例。

IT 领导者可以帮助识别未使用或未被认可的工作场所技术的优势,从而提高生产力,改善协作体验,并提供具有吸引力的数字客户体验。下文详细介绍了如何发现重要的优势,并帮助员工利用工具、技术培训和有针对性的参考材料完成更多工作。

1.探索工作场所技术工具

美国人力资源管理协会 (Society for Human Resource Management) 报告称,广大公司正在投资工作场所技术解决方案,用以提高混合团队的生产力和参与度。热门投资包括协作平台 (70%)、更强大的连接基础设施 (70%)、培训 (64%) 和具有虚拟连接的会议室 (57%)。最重要的技术趋势之一是视频会议的急剧增加。研究表明,与面对面会议相比,视频会议能提高生产力

IT 总监通常看到工作场所技术的直接优势:与传统电话会议相比,视频会议可以提高灵活性、节省成本并实现更强大的协作。技术是强大的,甚至是巨大的。对于许多 IT 领导者来说,生产力的最大飞跃来自于利用适合其特定环境和员工需求的技术。

想想以前的销售代表,他们经常需要到客户的工作场所出差好几天。如今,借助出色的虚拟视频会议,销售代表只需要待在远程办公室里,就可以在一天内联系更多的客户,并在一周内达成更多交易。在另一个事例中,一家制造公司设置了集成化的小型会议点,允许员工远程咨询客户问题并支持现场技术专家。查找与您的工作和目标一致的成功案例,并在计划员工技术培训时加以利用。

一位女士在男同事办公桌前手指电脑显示器与其交谈

一位女士在一张放有多台显示器的办公桌前俯身指向其中一台显示器的屏幕与一名男同事交谈,男同事目视她所指的电脑。

2.对员工开展视频会议和视频终端培训

随着视频会议平台的迅猛发展,许多以前不愿意使用该技术的员工已成为熟练的用户。但是,员工仍然会遇到音频、视频或参与问题,这些问题可能会减慢会议速度,并给与会者留下不好的印象。有些问题可能需要技术干预。但是,针对平台提供基本的故障排除培训可以树立信心,并快速解决问题。在混合环境中,易于使用的集成终端和会议解决方案能够让员工轻松地举办成功的会议。

3.培训员工接受新功能

随着向虚拟协作基础设施的转变,广大公司正在尝试新的互动和协作方式。《哈佛商业评论》强调了视频会议和虚拟会议的许多意想不到的优势,包括改进的投票机制、结构更好的“非现场”会议以及更具建设性的头脑风暴。通常,习惯在非数字环境中工作的员工没有机会接触到这些优势。向员工介绍这些功能,并分享有关使用这些功能的建议,这种做法有助于提高会议的生产力。例如,民意调查可以在市政厅会议期间用于关注员工关注的问题,或者在虚拟产品发布期间用于获知现场观众最感兴趣的功能。

4.确定员工所需的基础设施

视频会议可能会占用大量带宽,特别是当会议包括多名与会者、实时文件协作或在设备之间传输大型文档的时候。IT 总监越来越频繁地升级所在公司的基础设施和设备,以便利用新兴技术。Deloitte 报告表明,生产力和效率的提高是 IT 高管采用 5G 和 Wi-Fi 6 的首要原因。但是,许多员工对这些技术不熟悉,不了解哪些设备支持这些技术或者如何访问这些技术。IT 团队需要展示基础设施的改进,以及它们如何增强对协作软件和视频会议互动等的访问,借此提升整个公司的绩效。

5.改进员工音视频工具和体验

IT 总监还可以识别有助于更好利用工作空间技术的改进,从而帮助员工完成更多工作。在过去的一年里,双显示器、合适的移动工具和人体工程学等功能都受到了极大的关注。技术改进的下一阶段是提高视听性能。例如,在多种环境下工作的员工,或需要在人来人往的酒店或公共场所保持注意力高度集中的员工,可以使用消噪耳机来消除干扰或收听重要的视频会议通话。

6.考虑自带会议 (BYOM) 政策

随着员工、团队和客户发现自己花费更多时间在数字环境中一起工作,自然会出现对不同解决方案的偏好。Microsoft Teams、Google Meet 和 Zoom 在过去一年都经历了爆炸式增长。广大公司正在引入 BYOM 政策,允许员工自主选择解决方案来举办会议,而不是强迫用户使用单一的托管解决方案。IT 领导者开发支持多种虚拟环境的功能,并利用集成解决方案,轻松实现混合环境下会议之间的过渡,可以帮助员工为他们将要主持的会议找到合适的平台。