视频会议:举行包容的在线会议的 5 个技巧

举行包容性的视频会议可以确保所有员工都能获得最佳体验。

最近一项研究表明,办公室员工平均每周花 4 到 12 个小时开会,而其中大部分会议可能涉及视频会议平台。线上会议可能涉及与面对面会议相同的偏见,但技术提供了重要途径来确保会议的公平性与满足每个人的需求。

以下详细介绍了实现公平的数字会议的视频会议最佳实践。

1.提前设定会议预期

通过提前设定会议预期,帮助消除参与障碍。通过发送议程,强调会议目标、涵盖的主题以及时间如何安排,会议负责人就可以轻松做到这一点。通过设定预期,各位与会者就有机会提前做好准备、思考贡献或问题、管理可能出现的任何问题。

让与会者知道您将使用什么平台、任何可用功能(如无障碍设置或举手功能)以及会议结束后是否会发送录音或笔记。

2.建立公平会议的文化

公司文化在进一步支持会议公平方面发挥着重要作用。远程或混合型员工的现实情况是,他们参加的视频通话可能会泄露他们不愿透露的私人生活一面。有时,员工可能在开会的同时还要承担其他责任,如照顾孩子、老人或生病的家庭成员。

在考虑到这些问题的情况下安排会议时间,以此确定基调。建立处理干扰的最佳做法,如允许静音或关闭摄像头,或选择插入虚拟背景或将背景虚化。强调会议期间有宠物或孩子闯入房间时应该以耐心和幽默的态度处理,也是有帮助的。

教育团队认识到会议公平的重要性,强调有助于实现这一目标的工具和语言,无论是鼓励同事在发现干扰时说出来,还是在每次会议中创造机会邀请所有人都做出贡献,都是很有用的。

3.使用具有无障碍选项的视频会议解决方案

数字会议提供了依靠技术来提高无障碍性的能力。在选择会议空间技术或公司会议技术时,考虑与不同会议平台的兼容性,并探索它们如何支持扩展的无障碍性。诸如文本转语音、字幕和与屏幕阅读器兼容等功能可以提高有听力问题的员工的参与度。

以下是对不同平台及其无障碍功能的有用概述,供您快速参考。

4.充分利用各种功能扩大贡献

如今的在线视频会议解决方案包括一系列功能,以便用户更容易做出贡献。通常情况下,动力动态会影响谁有发言时间。例如,与内向的人或需要时间处理信息的人相比,具有主导性格的人可能会获得更多的发言时间。有几个功能可以帮助解决此问题。

例如,举手功能可以提醒活动主持人具体是哪位员工想要发言。对于那些可能不方便发言的人或者那些当前周围环境可能不适合打开摄像头与麦克风的人,启用聊天功能便于他们提问。利用“显示名称”功能,员工可按需在屏幕上分享他们的名字。

5.实行可自由选择开关摄像头的政策

疫情早期,许多经理希望增强员工的联系与参与度,鼓励员工一直开启摄像头。一项新研究表明,要求员工保持摄像头开启会增加 Zoom 疲劳,而且可能对女性和新员工产生不适影响。研究人员报告说问题包括:担忧背景可能暴露社会经济地位或育儿责任的细节,以及经常要求女性员工遵守严格外观标准的“仪容差距”。

通过在所有会议或特定会议(例如那些没有客户参加的会议)中让开启摄像头成为自由选项,在线视频会议就会变得更加包容。

后续措施

在如今的混合型工作环境中,数字会议的公平性是最大化生产力和提供最佳员工体验的关键考虑因素。技术让支持富有成效的会议、为每个人创造发言空间、满足无障碍关切比以往任何时候都更容易。

使用合适的音视频解决方案可以帮助公司将会议变成展示其最重要的多样性、公平性和包容性价值的关键途径。

一个面带微笑的人用笔记本电脑参加在线会议。

包容性视频会议策略可以使会议成为组织 DEI 战略的重要组成部分。