在今天的混合环境中，远程协作工具正助力大型企业建立更强大的工作场所文化，促进更多互动，支持一个整体的社区，而这也是远程协作工具正在崛起的原因。Gartner 在 2021 年 8 月的一份报告中发现，近 80% 的员工在工作中使用协作工具，自 2019 年以来增加了 44%。而根据 Quantum Workplace 最近的一项研究，目前有 30% 的远程工作员工，35% 的混合工作员工。但是，如何使用这些工具确保所有员工（无论他们是在家工作还是在不同的办公室工作）都能保持参与度和高效率呢？
成功地过渡到远程工作环境需要正确的技术工具和支持。人力资源咨询公司 Mercer 发现，大约 37% 的受访公司表示他们的远程办公文化受到了中度的影响，近 5% 的公司表示受到了高度影响。在选择远程协作工具时需要考虑的常见挑战包括：
- 面对面的联系：在努力建立一个相互连接和参与的员工队伍的实践中，视觉接触很重要。 微软指出，89% 的远程工作者表示，视频通话让他们感到联系更加紧密，尤其是与工作和同事的联结。
- 减少社会隔离：转变为在家办公不仅对外向的人来说很难适应，对保持额外社交距离的人来说更为复杂，但协作工具都可以起到帮助作用。《Harvard Business Review》的研究发现，协作工具可以大大减少社会隔离的影响。
- 增加公平性：多样性、公平性和包容性 (DEI) 倡议对今天的工作文化至关重要，其中一个得到越来越多关注的领域是技术访问。Gartner 预测，到 2024 年，面对面企业会议将会从原来的 60% 减少到只有 25%。他们建议通过投资正确的、每个员工都能访问的、基于云的协作工具，支持所有员工的同等使用，无论他们身处何地或职位如何。
- 无缝过渡：PWC 报告称，57% 的公司计划投资于能更方便的利用各项技术的会议室。为硬件和软件解决方案制定战略的 IT 经理应该考虑如何为各种空间（从家庭办公室到现场会议空间）制定计划，支持无缝协作和过渡，无论团队在哪里工作。
要使选择的支持互动和参与的技术倡议取得成功，IT 领导应该牢记几个因素。这包括选择正确的功能支持您的文化和内部工作流程。视频功能、有效的远程工作解决方案，以及利用协作技术的能力，最终有助于为更深层次的参与奠定技术基础。IT 部门的领导首先要摸清他们团队的独特需求，然后确定所需的功能，这样在选择广泛采用的解决方案时可能会更成功。
员工入职并提供培训可以帮助确保团队最大限度利用所提供的协作解决方案，并且通常涵盖基本操作和功能概述。IT 领导应该提供培训，展示远程协作工具如何推动价值。他们还可以把重点放在与参与感相关的具体好处上，并强调适用于他们所培训的团队的使用案例。例如，销售团队可能会从与客户一对一会面或日常会议相关的功能中受益最大，而人力资源部门的用户可能对如何进行行政会议更感兴趣。有针对性的培训和引导可以加快价值实现的时间。
最后，考虑最大化技术所需的基础设施投资也很重要。例如，IT 经理可能需要升级他们的网络，为远程访问制定网络安全策略，或投资于具有集成会议室的优化显示器。通过探索家庭和办公室所需的硬件和软件以优化协作，IT 经理可以消除采用技术带来的常见障碍。IT 主管还可以通过思考支持策略克服常见障碍。谁来回答用户的问题？ 如何处理持续的支持和升级？