为您的组织创建可扩展的视频会议解决方案

在过去两年里,公司会议经历了许多变化。一个特别值得注意的现象是,视频会议曾一度被认为是奢侈又新奇的形式,但突然变成了必备的形式。

更重要的是,它必须在规模上从支持少数远程办公地点的几个与会者转变为同时支持多个不同地点的使用 Zoom、Microsoft Teams、Google Hangouts 和其他在线平台的数十名甚至更多与会者。这种规模上的突然转变让许多公司及其 IT 经理和总监感到意外。

他们必须弄清楚如何扩展视频会议系统以及如何快速实现:仅 Zoom 就从 2019 年 12 月的每日 1,000 万用户增加到了 2020 年 4 月的每日 3 亿用户

定义可扩展性

简而言之,可扩展性意味着支持可同时通信的可变数量的人数和终端数。更具体地说,这意味着上午支持的与会者人数相当于两个小型会议室可容纳的人数,而当天下午在同一平台可容纳的与会者达数十人。此外,视频会议系统在同一通话中必须能够容纳任何设备,大到大型 LED 视频墙,小到 iPhone。

随着新冠疫情的持续,会议规模迅速扩大,它的未来对可扩展性提出了要求,也就是说它要能够支持广泛的与会者人数和地点数,这正是当前多变的企业工作环境所要求的。

一个人正在使用平板电脑参加视频会议。

视频会议系统必须能够从支持几个与会者扩展到支持多个与会者。

了解优势

在过去十年里,视频会议从一种昂贵并且在技术上具有挑战性的模式转变为了一种更基于应用程序的模式。其中,Zoom 于 2013 年推出,而 Microsoft Teams 直到 2017 年才发布。广大企业也随之开始更广泛地使用视频会议。

它的优势很明显:通过音频/视频连接举办会议可以显著降低差旅成本,创建更高效且更具成本效益的员工和终端用户培训,并提高公司的环境可持续性程度。当新冠疫情再次迫使通过视频会议进行远程连接和协作时,这些优势和其他优势只会得到加强。

审查基础设施和宽带需求

优质音频和视频通信需要高带宽和低延时,以避免视频流或音频流出现失真,特别是在使用 4K 视频和高分辨率音频时。互联网服务提供商所说其提供的和组织实际获得的数据速率是有差别的,因此,最好使用 OoklaFast.com 等在线工具来监控网络性能。

美国联邦通信委员会 (Federal Communications Commission) 对宽带的定义为最低 25 Mbps 下行和 3 Mbps 上行。CableLabs 发现,最低限度足以支持最多五名与会者进行视频会议。对于现场交互应用程序和实时应用程序,延时应在 200 毫秒内或尽可能接近实时。

也就是说,假设路由器与用户设备之间有一根混合光纤/同轴电缆。本地 Wi-Fi 可能是一个重要变量。Wi-Fi 干扰的常见原因包括无绳固定电话、混凝土墙、金属、镜子、微波炉、重叠的 Wi-Fi 网络和其他无线电子设备。尽可能多地筛选出这些潜在干扰有助于简化连接。

但是,随着与会者负载的增加,对宽带的需求也会增加,从而导致出现失真(例如视频图像中断或音频中断)。当会议有许多与会者时,管理带宽的一种方法是要求一些人仅通过音频连接,因为音频使用的带宽要比视频少很多。某些平台提供仅通过电话加入的选项。

 

 

安全考虑因素

会议规模的扩大也会加剧受到网络干扰的脆弱性,例如黑客攻击。IT 经理需确保公司会议平台上的每个人使用的任何会议平台和终端(视频显示器、智能手机等)均为最新的软件版本,从而帮助避免这种情况。应用程序制造商对黑客问题已经具有敏感度,更频繁的软件更新反映了这一点,当他们发现漏洞时,会发布修补程序进行修复。

其他安全建议包括:

  • 要求所有与会者使用唯一的密码。
  • 管理屏幕共享选项。例如,在 Zoom 或 Google Meet 中,更改屏幕共享为“仅限主持人”设置。
  • 在视频会议上对个人设备使用双重身份验证。
  • 使用基于应用程序的平台时,要求与会者通过 Web 浏览器而不是应用程序的桌面软件加入会议。浏览器安全增强功能的更新通常更频繁,并且不需要桌面软件可能请求的用户权限。一些应用程序允许用户创建会议链接并共享,而无需安装桌面软件。

确定成本和支持

过去十年出现了远离专有系统和转向基于应用程序的会议平台的趋势,这有助于让会议更加实惠。将基础设施转移到笔记本电脑、智能手机和平板电脑等用户硬件,也可以降低成本。从 100 美元的网络摄像头到数万美元的高级远程呈现系统,固定安装式和便携式硬件系统的一次性成本差异很大。持续成本来自宽带和软件/应用程序许可证,在这些情况下,成本与组织所需的规模水平相称:视频会议桌上的“座位”数量越多,价格就越高。

然而,越来越多的系统软件和硬件被“作为服务”出售,其本质上是租赁或以租代购,减少或消除资本成本。购买设备之前,考虑设备的预期寿命是很重要的,以便充分了解五到十年间的总拥有成本。

由于企业系统中的许多组件可以来自多个来源,小型会议室平台是一个来源,iPhone 是另一个来源。因此,从单一供应商处购买组件是有好处的,确保兼容性且易于培训。例如,Bose 提供一体化解决方案,如 Bose Videobar VB1 音视频一体机,可用于小型或中型会议室,而 Bose 700 UC 专业无线消噪耳机则非常适合移动会议。更大的会议空间可使用 Bose ControlSpace Designer 软件EdgeMax 扬声器ControlSpace EX 远程会议处理器等产品。

技术支持在很大程度上取决于供应商提供的支持,但请记住,视频会议期间的第一求助对象很可能是 IT 经理。一位尽自己所能去了解组织的视频会议系统的经理是最好的保障。