多房间活动的后勤和规划可能会给 IT 领导者带来挑战。例如，因为与会者分布在多个房间，所以 IT 经理需要找到采集音视频的方法。在整个活动期间，会议将对所有与会者进行广播。他们需要确保会议演示者的形象和声音都能以最佳的方式呈现。还有一个更大的问题是，是否需要集成会议技术来向使用 Zoom 或 Microsoft Teams 等视频平台的虚拟与会者广播。
企业可以利用合适的活动技术和策略，在多个房间无缝地开展同步会议会话。以下是值得考虑的五个有用技巧：
IT 团队应首先查看每间会议室。根据现有的基础设施、大小、布局和使用方式，不同的会议空间有不同的需求。为每个房间制定规划，减少与多房间活动相关的压力和担忧。IT 总监可以依据规划，更轻松地确定是否应选择灵活的集成解决方案，或者特定环境是否需要更多的自定义功能。
在当前的工作环境中，现场活动通常包含数字化元素。如果企业要依靠网络带宽来引入虚拟与会者，IT 团队可以广播远程演示或录制活动以供未来使用。此外，还需要确定整个空间的网络容量，并评估特定房间是否存在需要创造性解决方案的问题，例如通过连接线将音频和视频设备连接至无线局域网。
多房间活动的最大难题之一是解决声音问题。站在讲台上发言的人所需要的解决方案与四处走动并与人群互动的人所需要的解决方案不同。此外，还需要考虑活动是否包括问答环节，以及哪些解决方案可以让观众更轻松地参与。越来越多的用户正在寻找配备可自动适应不同房间配置的麦克风的吸顶音频解决方案。这为 IT 团队省去了大量工作，并提供了灵活性，可根据出席情况和最后一刻的演示者偏好调节配置。
配置不同的房间设置来满足现场和虚拟活动参与者的视听需求可能是一项挑战。借助集成会议室解决方案，IT 团队可在单台设备上为 Zoom、Google Meet 和 Microsoft Teams 等视频平台创建音频、视频和数字连接。因此，IT 总监可以根据需要使用远程配置软件进行更多控制，确保设备始终提供可靠性能。