一部分员工在办公室工作，一部分员工在家中或其他远程地点工作，这种工作环境称之为混合工作环境，而这种工作方式正在变得越来越普遍。根据普华永道 (PwC) 的研究，72% 的美国高管计划投资于虚拟协作工具，57% 的高管计划投资于具有增强虚拟连接的会议室。
例如，专用的会议室或小型会议空间可能需要一个完全集成的会议室解决方案，其中包括会议处理器和终端以及扬声器和消除回声功能。这样能够确保远程会议的与会者可以听到他人的发言，而自己的发言也可以被他人听到，这有利于与会者之间的相互理解。许多组织正在创建灵活的工作空间，可以适应各种协作场景。熟悉可用的会议室解决方案有助于快速部署这些解决方案，以确保时间敏感的公开公告或董事会会议顺利进行。
任何混合会议解决方案都应该能够随着组织的扩张和要求复杂性的增加而进步。随着混合协作的展开，网络要求也是必须要考虑的，包括足够的带宽和服务质量 (QoS)。
一个组织可能拥有最先进的会议技术，但如果经理和员工不知道这些工具的作用，或者在日常工作中不知道它们的使用方法，那么在混合环境中仍然很难有效地协作。IT 管理者负责提供会议工具培训来满足组织的需求，考虑到上述担忧，他们将减少未来帮助桌面请求的数量。
例如，混合团队的经理应该学习如何组织同时包括现场和远程员工以及消费者或客户的团队会议。各区域办事处可能有特定的协作要求，以确保和在总部工作的同事进行协作。行政助理可能还需要针对特定角色的培训，以便能够支持高层管理人员或客户在本地和远程环境中参与的会议。
长期规划对于混合会议室设置的成功也至关重要。如果一个组织在做预算时只考虑了短期需求，那么可能需要比预期更早地重新考虑会议解决方案。IT 管理者应评估会议解决方案的生命周期成本，并规划其持续管理。这样的预算分析通常包括所有办公地点和远程工作空间的用户许可的项目、在特定会议空间使用会议解决方案所需的许可证以及办公室或远程工作环境中的会议设备和配件所需的任何硬件升级。
对于现有员工和新员工的培训课程，以及针对 IT 团队成员的管理员特定培训，也可能存在相关的成本。随着越来越多的员工和团队采用会议解决方案，IT 部门应当为网络资源做预算，以支持所有地点的混合会议顺利开展。
根据普华永道 (PwC) 的研究，60% 以上的高管希望在虚拟协作工具和经理培训方面增加支出。IT 管理者应评估组织的虚拟协作要求，培训员工使用会议技术的方法，并主动规划混合协作解决方案的长期维护和管理，为混合会议环境做好准备。通过适当的准备工作，IT 专业人员能够带领组织创建成功的混合工作环境。