混合工作环境的会议室设置技巧

一部分员工在办公室工作,一部分员工在家中或其他远程地点工作,这种工作环境称之为混合工作环境,而这种工作方式正在变得越来越普遍。根据普华永道 (PwC) 的研究,72% 的美国高管计划投资于虚拟协作工具,57% 的高管计划投资于具有增强虚拟连接的会议室。

为了最大化这些投资的价值,IT 管理者应该遵循最佳实践来设计和管理适当的混合会议室设置。下文介绍了 IT 专业人员需要了解的技巧,用以为拥有混合工作环境的组织建立和维护会议室和小型会议空间。

评估混合会议要求

IT 管理者应首先确保了解组织的要求,继而再确定合适的会议解决方案。

例如,专用的会议室或小型会议空间可能需要一个完全集成的会议室解决方案,其中包括会议处理器和终端以及扬声器和消除回声功能。这样能够确保远程会议的与会者可以听到他人的发言,而自己的发言也可以被他人听到,这有利于与会者之间的相互理解。许多组织正在创建灵活的工作空间,可以适应各种协作场景。熟悉可用的会议室解决方案有助于快速部署这些解决方案,以确保时间敏感的公开公告或董事会会议顺利进行。

员工和团队可能正在使用流行的统一通信平台,如 Zoom、Microsoft Teams 和 Google Meet。混合协作解决方案应与此类平台集成,这样,无论组织的外部利益相关者(包括业务合作伙伴和客户)的首选平台是什么,组织在与他们的联系上都可以实现最大的灵活性。

一位在家工作的女士通过在线电话会议进行协作。

混合工作环境需要适当的会议室设置,并且要使用适当的工具、系统和策略才能取得成功。

此外,远程工作的员工可能喜欢使用与移动和桌面会议工具集成的消噪耳机,以便更容易听到同事的发言。无论参与者身在何处,照明都同样重要。对于远程与会者而言,良好的照明能让在办公室工作的同事在视频会议中更容易看到自己,从而进一步促进沟通。

任何混合会议解决方案都应该能够随着组织的扩张和要求复杂性的增加而进步。随着混合协作的展开,网络要求也是必须要考虑的,包括足够的带宽和服务质量 (QoS)。

对经理和员工进行会议技术培训

一个组织可能拥有最先进的会议技术,但如果经理和员工不知道这些工具的作用,或者在日常工作中不知道它们的使用方法,那么在混合环境中仍然很难有效地协作。IT 管理者负责提供会议工具培训来满足组织的需求,考虑到上述担忧,他们将减少未来帮助桌面请求的数量。

例如,混合团队的经理应该学习如何组织同时包括现场和远程员工以及消费者或客户的团队会议。各区域办事处可能有特定的协作要求,以确保和在总部工作的同事进行协作。行政助理可能还需要针对特定角色的培训,以便能够支持高层管理人员或客户在本地和远程环境中参与的会议。

在会议技术的作用及其如何实现混合会议方面,所有员工都应该具备相同的基本知识。因此,最好定期或按需提供复习培训,并提供参考手册供员工参考。此外还应将会议技术培训纳入新员工的入职培训中。

持续管理和维护计划

长期规划对于混合会议室设置的成功也至关重要。如果一个组织在做预算时只考虑了短期需求,那么可能需要比预期更早地重新考虑会议解决方案。IT 管理者应评估会议解决方案的生命周期成本,并规划其持续管理。这样的预算分析通常包括所有办公地点和远程工作空间的用户许可的项目、在特定会议空间使用会议解决方案所需的许可证以及办公室或远程工作环境中的会议设备和配件所需的任何硬件升级。

此外,除了故障排除和优化会议性能所需的任何分析软件外,还要考虑 IT 员工维护和更新会议系统所需的时间。提供远程管理功能的解决方案可以更轻松地跟踪和管理系统运行状况,并远程部署软件更新以提高效率。

对于现有员工和新员工的培训课程,以及针对 IT 团队成员的管理员特定培训,也可能存在相关的成本。随着越来越多的员工和团队采用会议解决方案,IT 部门应当为网络资源做预算,以支持所有地点的混合会议顺利开展。

创建成功的混合工作环境

根据普华永道 (PwC) 的研究,60% 以上的高管希望在虚拟协作工具和经理培训方面增加支出。IT 管理者应评估组织的虚拟协作要求,培训员工使用会议技术的方法,并主动规划混合协作解决方案的长期维护和管理,为混合会议环境做好准备。通过适当的准备工作,IT 专业人员能够带领组织创建成功的混合工作环境。