异步工作流的统一通信策略

随着 IT 管理者不断发展当前的统一通信策略并投资技术,以通过会议公平支持远程和混合工作模式,异步工作流便成为了焦点。

远程和混合工作模式早在新冠肺炎疫情爆发前就呈现出增长态势,2019 年,27% 的知识工作者和 17% 的职场人士采取此种工作模式;随着公司和组织找到适合自身业务和文化的技术水平,远程和混合工作模式似乎只会继续增长。事实上,研究人员估计,到 2022 年底,北美地区 25% 的专业工作将以远程模式开展,且这一比例将会继续上升;哈佛商学院教授 Prithwiraj Choudhury 等领军人物宣布:“10 年后,我们可能不会再称之为‘远程工作’。而是直接称之为‘工作’。”

随着异步通信方式迅速成为主流,实时会议和演讲正逐渐发展为可按需使用或作为副本使用的记录事件。利用异步工作流的优势并避免缺陷,需要周密的规划和合适的技术。

定义异步工作流

异步工作流是指任何非实时进行的通信或进程。工作和生活中有许多示例,例如短信、播客、点播网络研讨会、视频内容和电子邮件等。一个人在共享时间表上生成内容,其他人在可行情况下使用这些内容,甚至反复引用共享的信息。这种工作流还使人们能够更轻松地跨多个平台访问信息。

随着远程和混合工作方式更加稳固和全面地集成到业务中,要求跨时区进行有效协作,异步工作流已迅速成为知识工作者的日常生活。异步工作流还提供了当今员工最想要的特性:灵活性。

Bose Professional 的 Bose Work 总监兼全球负责人 Martin Bodley 表示:“异步通信需继续增强灵活性,不仅在我们的实际位置,而且在我们的时间上也是如此,要实现日期灵活性。”

异步工作流成为主流

在核心员工分散于不同时区的环境中,企业长期依靠统一通信来支持工作流程和协作。例如,东海岸的技术主管可能在很大程度上需要依靠异步通信与亚洲的开发团队展开合作。

如今,视频工具在扩展使用和使用舒适度方面有了进一步发展;即使员工在同一地点,也倾向于获取信息以便灵活使用的趋势便印证了这点。这种需求正在推动一些熟悉的办公产品进行创新。

Bodley 指出:“Microsoft 目前在 PowerPoint 最新版本中加入了一个录制按钮,但不是依靠第三方产品来录制演示文稿。这证明了当今市场,客户对更多内容采集工具的需求。”

推动异步协作的创新

Bodley 指出,除了广泛采用 Zoom 和 Microsoft Teams 等统一通信平台外,硬件也在不断发展,以向技术基础设施公司提供充分实现异步工作价值所需的服务。

Bodley 说道:“在硬件空间中,有一些桌面设备是为高性能内容采集而定制的,它们具有高质量、高级的工作室照明和先进的音频功能。”

从记录保存到会议公平,转录也在各个方面发挥着重要作用。一些供应商正在提供越来越精确的人工智能驱动的转录。

Bodley 指出:“这增加了我们异步工作流的价值,因为人们可以稍后阅读转录内容,完善演讲者的身份信息。”转录也可作为多语言全球团队翻译和本地化的依据,有助于打破沟通障碍。

通过异步工作流增强协作

如果使用得当,异步工作流可以提供充分的优势,首先是改善团队成员之间的协作,尤其是那些可能感觉没有能力在实时环境中做出贡献的成员。

“在现场环境中,某些人总是会畅所欲言;而有些人则表现得害羞、内向,或需要更多时间来思考如何回应。这些人更有可能在异步环境中发表意见。所以,异步工作流会促进更加公平的贡献机会,而这种机会具有很大的价值,因为你能听到每位与会者的意见。”Bodley 表示道。

他还强调道,异步沟通和协作有机会邀请到那些可能因为紧凑的日程安排而错过会议的领导层和主要贡献者参与进来。异步会议还可以节省时间,记录每周会议和项目更新等,以供随时使用。

选择音频和视频技术

投资技术以支持流畅的异步工作流至关重要。虽然员工可能对现场会议故障有一定的容忍度,但为了建立信心并提供尽可能好的录制效果,实现最流畅、最自然的体验是至关重要的。音视频质量影响着从回放质量到生成准确转录的所有内容。Bodley 说道:“要启用异步工作流,你所采集的音频质量至关重要。”

鉴于非语言沟通的重要性,考虑视频采集和显示也至关重要。“如果你看到消费者社交应用程序中的高质量视频有多普遍,那么你也会让自己的视频内容质量变好。我们都希望拥有高质量体验嘛,”Bodley 说道,“我们的沟通方式不只是言语;我们用肢体语言、面部表情、语调进行沟通,所有内容都会进行采集。”

考虑到音视频质量,IT 管理者应探索在各种设置中最适合支持高质量采集和回放的技术。

对于远程和混合型员工来说,消噪耳机可以提供专业的音质,更轻松地屏蔽干扰。对于小型或中型会议室来说,videobar 解决方案可以提供易于操作的音频和视频,并与统一通信平台相结合。

例如,Bose Videobar VB-S 提供四个波束控制麦克风、一个 4K 超高清摄像头和标志性的 Bose 声音,适用于最大 10 x 10 英尺的房间。Bose Videobar VB1 音频一体机扩展了自身功能,包括六个波束控制麦克风,提供相同的出色录制和播放体验,适用于最大 20 x 20 英尺的房间。

不断发展的空间

过去两年中,工作场所发生了巨大变化,并将继续变化和发展。企业正在重新考虑技术方法,以适应当今的工作方式。这将是未来一大重要竞争优势。异步工作流和对统一通信工具的依赖只会随着 Z 世代和年轻一代踏入职场而加重。

“不妨了解一下青少年的情况,看看我的三个孩子如何使用手机。他们每个月只打一到两通电话,但短信和通知却有上千条。随着这代人以此种方式成长,异步思维必然会对劳动力产生重大影响。事实上,异步思维已经对现在的劳动力产生了重大影响。”Bodley 表示道。

为异步通信使用合适的工具不仅有助于释放当今员工的潜力,而且还为贵司的下一代生产力奠定了重要的基础。

员工可以在笔记本电脑上观看业务演示文稿。

异步工作流可以提供对高质量内容的访问,提供从项目协作到个性化公司更新等一系列优势。