实现成功的混合工作所需的五大远程技术要素

在向混合工作场所转变的过程中,为已转型的办公室空间选择适当的远程技术已成为 IT 经理的一项成败攸关的任务。

由于完成工作的方式每天都在变化,办公室和会议区域的远程工作工具必须具有灵活性,能够直观地使用,可以适用多次使用,并能够使用各种平台与其他设备进行通信。公司和组织希望员工可以适应不断发展的工作场所并做出最优表现,IT 经理认识到这些重要决策对此类公司和组织产生的影响。

在向混合工作转变的过程中,当确定哪些远程技术最适用时,往往很难做出选择。除了预算问题外,IT 经理还必须考虑如果技术表现不佳,工作场所生产力将受到怎样的影响,以及员工的协作和创新将受到怎样的影响。

一些管理者已经认识到在混合工作时代,配置强大的远程技术的重要性。我们研究了 IT 经理应该解决的五个关键领域,帮助他们获得成功的工作表现。

在会议室工作的员工使用混合工作技术。

对于组织在混合工作环境中取得成功而言,远程技术的灵活性至关重要。

1.个人工作空间的高品质音频和视频技术

由于要持续保持社交距离,视频终端在混合工作场所的重要性更胜往昔。即使是已经回归办公室的人,也可能会参加更多的虚拟会议,有可能是与继续远程工作的同事,也有可能是与在不同工作场所的办公室内工作的其他人。在视频优先策略的基础上,终端还需要提供高质量的音频输出和麦克风,让团队成员无论是身在现场还是在远程地点,都能听到和看到所发生的的一切。这包括能够清楚地看到人们在房间里走动或在白板上标注符号以促进讨论和增强互动。这些强大的功能集和大屏幕消除了在远程环境中感到失联或脱离的挫败感。事实上,无论团队成员身在何处,他们都能够自然地协作并将工作整合在一起。

2.转型中工作场所的灵活性

可移动的远程视频屏幕是一种多用途且易于操作的设备,具有高度的灵活性。考虑到协作的需要,该技术使团队可以选择将办公室、车间或工厂区域的任何空间用于会议。重要的是要记住使用的地点,以及空间和声音的大小等其他因素对会议产生的影响。混合工作会导致办公空间使用量迅速变化和缩减,便携式会议板则提供了一种通用的解决方案,可解决超额预定会议室的问题,或缺少专用于协作的空间或小型会议区域等问题。

3.高效的会议室音频和视频

研究表明,远程视频是一种比电话甚至一些面对面会议更有效的通信方式。混合工作的开展让视频会议的数量大幅增加,充分利用小型会议空间和中型会议室变得非常重要。音频和视频硬件需要为所有位于现场和远程地点的与会者提供最佳体验,不让任何人感到错过了关键材料或无法与重要的业务联系人建立联系。对于成功召开会议而言,必不可少的技术特点包括安装简单、高质量摄像头、扬声器和麦克风以及快速连接选项,如单线连接。

4.改进会议和小型会议区域的使用

新冠疫情爆发前,企业如何高效利用会议区域的重要性很容易被忽视。如今,对于企业而言,拥有功能性空间来支持面对面会议和远程会议是必不可少的。远程会议技术的集成,使这些领域成为了高资本成本投资,会议室使用不足或分配不当而产生的费用也随之快速增加。会议室管理工具和分析数据的能力为这一日益严重的问题提供了解决方案。会议室外安装了控制面板,支持员工在线和现场预定、重新安排以及协调,确保能够最大限度地利用会议室。会议室使用情况的数据将会被收集,有助于根据员工行为来发现需要改进的方面,例如使用视频会议室召开纯音频会议,或“幽灵预定”,即会议室显示为不可用状态,但却从未被使用过。识别此类模式将确保员工协作和技术投资的持续改进。

5.适当的沟通和协作工具

新冠疫情期间,企业利用远程技术硬件来继续开展工作和协作的选择方案激增。Zoom 越来越受欢迎,甚至演变成了一个动词。微软利用 Teams 巩固了其作为生产力解决方案领域的全面领导者的地位。许多其他公司正在围绕视频和音频会议进行创新,以提供最大的灵活性和丰富的功能补充。虽然利用免费试用来大量吸引新客户的时代可能已经过去,但企业和公司还需要尽可能地提供多种选择。这种多样性将帮助员工找到最适合的解决方案,从而实现高效沟通和工作。

毫无疑问,对于 IT 团队和领导层的要求比以往任何时候都要多。这些主题代表了机会丰富的领域,通过有效利用远程技术来最大限度地利用混合工作场所的优势,可确保发挥作用并提高效率。